Varlių valgymas, gyvenimo juostų karpymas, žiovulys, rąžymasis ir kiti veikiantys laiko planavimo sprendimai visiems, galvojantiems ir stresuojantiems, jog „neturi laiko“ – laiko visi turime tiek pat, svarbiausia suprasti, kaip valdyti save laike.

Jeigu nepradėsiu planuoti – perdegsiu

Viena iš pašnekovių, Rasa Kidykė, savo laiko planavimu susirūpino pajutusi, jog nebespėja atlikti darbų. Mergina pasakoja, jog visus darbus nešiojantis galvoje, atrodė, kad jų yra milijonas. „Darbe galvodavau, kaip norėčiau pailsėti, o poilsio metu galvodavau, ką čia dar reikės padaryti“, – sako Rasa.

Simona laiko planavimą taip pat sieja su darbų pagausėjimu. Žinodama, jog šalia darbo ir asmeninio gyvenimo atsiras studijos – į laiko planavimo specialistus kreipėsi iš anksto. Ji nenorėjo savęs pakeisti, neiškojo geresnės savęs versijos – Simonai reikėjo įpročių, kurie padėtų ir tarnautų jai, o ne ji jiems.

Tačiau ar tikrai įmanoma pakeisti jau esamus įsitikinimus, gyvenimo rutiną, įprotį nuolat stresuoti, nemokėjimą pasidžiaugti atliktais darbais ir nuolatinį savęs graužimą bei spaudimą, jog reikia padaryti daugiau nei iš tikrųjų esame pajėgūs? Ar yra greitas ir lengvas sprendimas? Nes juk gyvenimo tempas nuolat greitėja, mes turime prisitaikyti, mums norisi greito, paprasto ir efektyvaus sprendimo būdo. Laiko planavimo konsultantė, „Planas gyvenimas“ įkūrėja Dovilė Daugvilaitė-Zubcovė jau 15-lika metų taiko įvairius planavimo būdus ir konsultuoja klientus laiko planavimo bei projektų valdymo klausimais. Pasak jos, dažnas žmogus negeba planuoti, nes jam trūksta žinių, nori greičiausio, patogiausio įrankio, tačiau tokio nėra, kiekvienam technika yra visiškai asmeninė ir skirtinga.

Dovilei antrina ir moterų-vadovių koučerė bei patirtinio mokymosi trenerė Giedrė Urmulevičiūtė, kuri teigia, jog yra labai sunku atsakyti, ko iš tikrųjų norime, bei prisiimti atsakomybę už priimtus sprendimus – žymiai lengviau tai perkelti laiko planavimo įrankiams ar programėlėms. „Žmonės įsivaizduoja, kad gaus stebuklingus receptus ir laikas pradės dėliotis pats – taip nebūna“, – sako Giedrė.

Iš pradžių, galvojant apie laiko planavimą, galvoje sukosi mintys apie programėles, įrankius, technikas, tačiau pakalbėjusi su laiko planavimo specialistėmis supratau, jog tai yra kur kas daugiau. Pirmas ir svarbiausias žingsnis yra savianalizė bei pažintis su savimi, savo tikslais bei požiūriu. Dovilė dalijosi savo įžvalgomis, jog žmogus bando save įsprausti į rėmus sakydamas, kad nieko nespėja, nors iš tikrųjų jo niekas neverčia tų darbų daryti, jis viską spėja, tik bando save įtikinti priešingai. Tai yra aplinkos poveikis, kilęs iš mokyklos ar universiteto.

Atrodo, jog viskas skamba labai logiškai ir paprastai, tačiau ką konkrečiai reikėtų pradėti daryti?

Šiam klausimui Dovilė turi trijų žingsnių atsakymą:

1. Padaryti savo dabartinės situacijos analizę, išsiaiškinti, kas vyksta, kokias planavimo sistemas žmogus naudoja, o galbūt jų visai nenaudoja? Išsiaiškinti, kokie yra žmogaus įpročiai ir įsitikinimai.
2. Išsiaiškinti, kur didžiausios problemos ir ką žmogus labiausiai nori keisti. O tai gali būti labai įvairu – finansai, santykiai su šeima ir draugais, sveikata ir pan. Svarbu vienam laikotarpiui nusistatyti vieną prioritetą ir, pritaikant laiko planavimą, pagerinti tą sritį, kaip padarė Rasa, kurios didžiausia problema buvo susijusi su sveikata, ir kurią išspręsti padėjo laiko planavimas.
3. Suprasti, kaip planavimo sistema atrodo ir ją pasidaryti. Bei ugdyt įpročius suprantant, kodėl tam žmogui jų reikės ir kaip jie padės.

Tuo tarpu Giedrė orientuojasi į tris pagrindinius klausimus:

1. Ko aš iš tiesų noriu dabar? Koks mano tikslas? Kai žinome savo tikslą ir kryptį, mes turime daugiau motyvacijos ir energijos tai daryti, nes jos neiššvaistome kitiems dalykams. Tikslų žinojimas taip pat padeda kontroliuoti, ką turėtume daryti.
2. Kokie mano prioritetai? Prie šio punkto galima pridėti Pareto 80/20 principą, kuris teigia, jog 20 proc. svarbiausių darbų duoda 80 proc. naudos mūsų gyvenime, o 80 proc. mažų darbelių – duoda 20 proc. naudos.
3. Kaip geriausiai panaudot savo laiką dabar? Kaip geriausiai galima panaudoti laiką trumpalaikėje ir ilgalaikėje perspektyvoje, kai turime daug energijos ir kai esame pavargę?

Taip pat labai padeda nuolatinis savęs kamantinėjimas „kodėl?“ „Kodėl aš noriu keltis ryte, kodėl aš noriu dirbti šitame darbe, kodėl aš noriu gyventi šį gyvenimą?“

 

Chaosas galvoje sukėlė sveikatos negalavimus

Tikslų ir prioritetų žinojimas padeda ne tik geriau susiplanuoti savo laiką, tačiau taip pat ir geriau jaustis. Tai patvirtina merginų istorijos. Rasos smegenys nuolat būdavo apkrautos mintimis apie darbus, stresas kildavo dėl darbų gausos. Mergina pajuto psichologinės sveikatos ir fizinės būklės negalavimus – nuolat trūko miego, pradėjo augti svoris. „Būdavo dienų, kai norėjosi viską mesti“, – sako Rasa prisimindama laiko planavimo pradžią, kuomet reikėjo nuolatinio savęs stebėjimo bei gilinimosi į save.

„Kai nematai laiko proporcijų ir nesąmoningai priimi sprendimus, tada jauti vidinę frustraciją“, – teigia Simona, anksčiau norėjusi daugiau valandų dienoje, daugiau laiko draugams, šeimai, sportui. Jai reikėjo suprasti kaip tai padaryti, kaip pakeisti rutiną, susidėlioti prioritetus, nes valandų visi turime tiek pat, jis yra nekintamas resursas, kisti gali tik aplinka.

 

Vienas prioritetas – vienam laikotarpiui

Ir nors visko suspėti neįmanoma, tačiau diskutuodamos su Giedre supratome, jog dauguma žmonių nesugeba nusibrėžti ribos, atskaitos taško, kas jam yra gana. Mes visi nuolat norime daugiau, tačiau, kaip sako Giedrė, reikia suprasti ribotumą, kiek mes realiai galime šiandien padaryti. Labai svarbu turėti atskaitos tašką, kuris padėtų sustoti, nepersidirbti. Toks atskaitos taškas Giedrei yra jos vadybos guru, kuri po antrojo susirgimo vėžiu nebeatsigavo. Giedrė, kuomet kyla noras persidirbti, prisimena ją, lyg ji sakytų: „pasižiūrėk, kur mane nuvedė persidirbimas. Kas iš tų mano pasiekimų, kas iš to, ką aš turiu, kas iš tų mano pareigų ir iš visko, ką aš sukūriau?“ Giedrei tai padeda sustoti.

Taip pat reikia suprasti, jog, pasak Dovilės, niekada gyvenime nebus dviejų prioritetų vienu metu. Net jeigu mums atrodo, kad visi darbai yra skubūs, tačiau kažkuris vienas vis tiek bus svarbesnis ir skubesnis, nei visi likusieji, reikia tik nuoširdžiai savęs paklausti, kuris tai darbas, jį padaryti ir tada ieškoti kito pačio svarbiausio ir skubiausio darbo. Išlaisvina tai, jog žmogus, darydamas pirmąjį darbą, negalvoja apie kitus, nes žino, kad prie jų dar prieis, jie laukia ir bus padaryti.

Rasai padeda baltas popieriaus lapas, suskaidytas į kelias skiltis: darbo, asmeninių tikslų, asmeninio gyvenimo. Prie jų mergina susižymi darbus ir tą lapą nuolat turi su savimi.

Rasa pabrėžia, kad užrašyti darbai pasidaro daug greičiau, nes nebereikia apie juos galvoti – viską matai prieš akis. O darbų išbraukimo efektas tikrai teikia malonumą, nes, kuomet savaitės pabaigoje mato, kad 95 proc. darbų yra padariusi – gera savaitgalį leisti sau pailsėti. Anksčiau, kuomet to nematydavo – pradėdavo save graužti, kad padarė per mažai ir dėl to graužimo nebūdavo nuotaikos, nelikdavo laiko ir noro kitiems dalykams. Tad dabar, išmokusi savęs nespausti ir negraužti už tai, kad kažko nepadarė, Rasa atrado daugiau laiko sau.

Dar vienas merginai padedantis metodas – varlės valgymas arba angl. eat that frog. Kuo anksčiau padaryti tą darbą, kurio žmogus labiausiai nemėgsta. „Kai padarai nemaloniausius darbus – jie kartais teikia daugiausiai džiaugsmo, nes nebereikia prie jų grįžti“, – šypsosi Rasa. Beje, tokiu pačiu pavadinimu yra išleista knyga!

 

“To do list’ą keičia not to do list‘as“

Simona pasakoja apie šiek tiek kitokius metodus. Vienas įdomiausių – „not to do list‘as“, kuris padeda planavimo, emocinės sveikatos ir sprendimų priėmimo klausimais. Šis list‘as yra principiniai dalykai, kurių reikia nedaryti. Pvz.: nedirbti viršvalandžių, nesiteisinti. „Not to do list‘ai“ Simonai padeda pasirinkti kelią, kuomet reikia apsispręsti tarp dviejų dalykų ir pasirinkti vieną.

Tačiau visgi dažnai žmonės naudoja „to do list’us“, kuriuos, kaip teigia Dovilė, pasidaro kaip sąrašą visko, ką nori padaryti. Dovilė turi patarimą, ką daryti, kad „to do list’as“ tarnautų žmogui, o ne žmogus jam. Norint pasidaryti gerą „to do list‘ą“ neretai galima pritaikyti Eisenhower laiko matricos – prioritetų dėliojimo mechanizmą, kuomet reikia išsiskaidyti darbus į keturias sritis: skubūs, neskubūs ir svarbūs, nesvarbūs darbai. Skubūs ir svarbūs – darbai, kuriuos reikia daryti čia ir dabar. Nesvarbūs ir neskubūs – darbai, kuriuos reikia ištrinti. Dovilė atskleidžia, jog šį metodą galima naudoti „to do list‘o“ darbus perrašant į tokią matricą, kad žmonės nepasimestų, kokie darbai šiuo metu yra svarbūs ir skubūs.

Giedrė išskiria dar vieną metodą, panašų į Eisenhower laiko matricą. Tai ABC metodas prioritetams nusistatyti. A – svarbiausi darbai, priartinantys prie tikslo, B – darbai, kuriuos reikės padaryti tuomet, kai bus užbaigti A darbai, tačiau nutolinantys nuo tikslo ir C – tie darbai, kurių nebūtina daryti arba galima kam nors deleguoti.

Taip pat dažnai žmonės naudoja Pomodoro techniką labai konkrečios apimties darbams. Dovilė sako, jog ši technika padeda paskirstyti laiką, taip pat yra geras energijos valdymo būdas. Laikmatis gali būti priminimas šiek tiek pailsėti ar pavalgyti.

Giedrė pastebi, kad Pomodoro technika žmonėms primena, jog laikas eina. Labai įdomi ir efektyvi alternatyva gali būti smėlio laikrodžiai. Tuomet laikas tampa lyg apčiuopiamas, žmonės pamato kaip fiziškai jis bėga ir eikvojasi.

Dar viena negirdėta ir, atrodytų iš pradžių keista, tačiau veiksminga technika yra žiovavimas ir pasirąžymas. Šios technikos darymas bent 10 sekundžių per valandą gali padėti susivokti laike, pagerina kognityvines funkcijas, atpalaiduoja žandikaulį, sprandą, pečius, padeda geriau pasijauti. Giedrė teigia, jog šis metodas padeda išjungti smegenis, vėliau grįžti į „čia ir dabar“ momentą ir paefektyvina darbą.

Rasa, atradusi savo techniką ir perpratusi laiko planavimą džiaugiasi, jog pagerėjo ne tik efektyvumas darbe, tačiau susitvarkė ir sveikata. Dabar nebeskauda galvos, nes visų dalykų nebesinešioja galvoje, nebėra nerimo, streso, dėl to geriau išsimiega, turi daugiau energijos, gali daugiau padaryti, atsiranda laiko laisvalaikiui. Taip pat pagerėjo psichologinė būklė – sumažėjo stresas ir nerimas.

Kalbant apie stresą, labai svarbu išmokti, kaip galėtume jį bent šiek tiek suvaldyti. Giedrė pastebi, jog galima pasitelkti laisvąjį rašymą. Rašyti galima bet ką, kas ateina į galvą. Vos 3-4 minučių pakanka, kad žmonės nurimtų. Taip pat, kai mes esame pasimetę visko gausoje, svarbu yra užduoti klausimą koks yra vienas dalykas, kurį galime padaryti dabar ir kurį padarius visa kita taptų mažiau svarbu arba išvis nereikalinga?

 

Utopinis balansas – mitas

„Juk nėra įsivaizduojamo utopinio balanso: 8 val. miegu, 8 val. dirbu, 8 val. skiriu dar kažkam“, – sako Simona. Ji, skirdama daug valandų darbui, mokslams, išmoko, jog nereikia balansuoti 50 proc./50 proc. Jeigu šiuo metu 70 proc. užima du dalykai, reikia išmokti kaip kitus 30 proc. paskirstyti. Balansas persiskirsto pagal prioritetus, laikotarpius. Reikia ieškoti balanso su turimais resursais. Dabar Simona labai aiškiai žino prioritetus, laisvus laikus, kuomet gali kažką įterpti neaukodama savo sveikatos. Atsisakydama ar pasakydama „ne“, nebesijaučia kalta, nes save stato į pirmą vietą. Laiko planavimas Simonai padėjo nurimti ir išsigryninti, kas yra svarbu.

 

Planas teisingas tik tą akimirką, kurią jį darai

Ir nors mokėti planuot yra labai gerai, bet Dovilė pastebi, kad dar geriau yra mokėt tą planą perdėliot atitinkamai pagal situaciją. Perdėliojime yra daug įpročių, kuriuos galime ugdyti, kad mums būtų dar lengviau ir paprasčiau reaguot į gyvenimą ir situacijas, kurios nutinka. Išlaisvina žinojimas, jog planas gali keistis.

Tačiau ar iš tikrųjų mums reikia to plano? Ar mes suvokiame kam mums to reikia? Giedrė dalijasi užduotimi, kuri atskleidžia, kiek iš tikrųjų mums liko laiko…

Užduotis labai paprasta, tam reikės metro (100 cm) ilgio siūlo/juostelės, liniuotės ir žirklių.

1. Laikome juostelę prieš save.
2. Pagalvojame, kiek teoriškai numanome, kad gyvensime (geriausia atsižvelgti į savo sveikatą, gyvenimo būdą ir genetiką). Prieš mus turi likti tiek cm juostelės, kiek suplanavome (jei 80 m., tai tiek ir turi likti). Likutį išmetame.
3. Nukerpame tiek metų, kiek jau pragyvenome. Nukirptą likutį išmetame.
4. Kiek laiko pramiegame? Paprastai žmonės sako, kad pusę gyvenimo laiko, dažniausiai – trečdalį, o nemigos džiaugiasi, kad vos ketvirtį savo gyvenimo laiko pramiega. Tiek ir nukerpame – 1/2, 1/3, 1/5. Ką nukirpote – išmetame.

5. Žvilgtelime į tai, kiek cm juostelės liko ir pagalvojame, kiek laiko iššvaistome vėjais (t.y. dirbame darbą, kurio nekenčiame, paskui perdegame ir/arba sergame, bendraujame su žmonėmis, kurių nemėgstame, darome tai, ko visai nenorime, ir t.t.) – savo nuožiūra nukerpame.
6. Pasimatuojame po visų kirpimų likusią juostelės dalį centimetrais. Įsivaizduokime, kad likę centimetrai – tai mums likę produktyvaus gyvenimo metai. Geriausiu atveju.

Tad ką tai parodo? Apie ką priverčia susimąstyti? Ar mums tikrai reikia pradėti kažkokią veiklą, apie kurią galvojame, ar tikrai verta dirbti šį darbą, ar tikrai verta būti šiuose santykiuose, o galbūt reikia viską mesti ir išvažiuoti, keliauti po pasaulį ir veikti tik tai, ką norime ir kas mums teikia džiaugsmo?

 

Publikacija parengta Analitinės žurnalistikos magistro programos dalykui Rašto raiškos projektas.

Susiję